Um CAFM erfolgreich angehen zu können, muss man - wie bei jedem IT-System - eine klare Vorstellung, ein klares Modell und damit eine klare Theorie (=Erklärung) von dem haben, was damit unterstützt und zum Funktionieren gebracht werden soll, eben Facility Management.
Definitionen des Fachbegriffs "Facility Management" (FM) gibt es eigentlich mehr als genug. Und doch gibt es beim Top Management oder bei Aussenstehenden immer wieder das Problem, dass mangels einer griffigen und überzeugenden Definition das Anliegen, welches hinter dem Begriff FM steht, auf der Strecke bleibt.
Die Vielfalt der Definitionen erlaubt Betrachtungen des Themas von vielen interessanten Seiten.

Die IFMA - International Facility Management Association mit Hauptsitz in Houston ist so etwas wie die Weltorganisation der Facility Manager mit bald 20.000 Mitgliedern in über 100 Ländern (auch in Österreich, Deutschland und Schweiz gibt es nationale IFMA-Vereinigungen). Die IFMA ist seit vielen Jahren tonangebend bei FM-Definitionen und hat kürzlich ihre Definition aktualisiert:
"Facility management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure functionality of the built environment by integrating people, place, process and technology."

Die EuroFM, ein Netzwerk von ca. 50 FM-Organisationen in Europa, hat folgende Definition erarbeitet:
"Facility Management ist der ganzheitliche strategische Rahmen für koordinierte Programme, um Gebäude, ihre Systeme und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen Bedürfnisse anpassen zu können. Damit wird deren höchste Gebrauchsqualität und Wirtschaftlichkeit erreicht."

Eine Definition, die wir in der Reality Consult GmbH schon lange erfolgreich verwenden, ist in die ÖNORM A 7000 "Facility Management - Grundkonzepte" eingegangen:
"Facility Management ist ganzheitliches Management der Immobilien und Infrastruktur einer Organisation mit dem Ziel der Verbesserung der Produktivität des Kerngeschäfts."

"Ganzheitliches MANAGEMENT der Immobilien und Infrastruktur ..."
Facility Management ist eine Managementaufgabe, darum steckt ja das Wort im Begriff drin. Die Kombination des englischen Begriffs Facility mit dem Begriff Management ist ja das eigentlich Neuartige, denn die einzelnen Bestandteile, die "Facility Services" werden auch bei uns im deutschen Sprachraum schon lange praktiziert. Erst die Zusammenfassung all dieser Aufgaben (siehe weiter unten "Ganzheitliches ...") mit dem Anspruch, sie zu managen, macht die Verfahrensinnovation, welche FM im Kern ist, aus.
"Management" als Begriff ist genügend definiert und verbreitet und kann daher ohne weitere Erläuterung stehen gelassen werden."

"..... der IMMOBILIEN UND INFRASTRUKTUR ..."
.... also wirklich ALLE Aufgaben, die mit
"Facilities" = Räume, Gebäude, Liegenschaften, Anlagen, Einrichtungen und Infrastrukturen
von Organisationen zu tun haben. Infrastrukturen können materieller und immaterieller Art sein.

Insbesondere steht hier der Arbeitsplatz im Zentrum der Betrachtung.
Früher wurde FM oft unzulässigerweise auf die Gebäudetechnik reduziert. Dagegen hat man im deutschen Sprachraum eine gut klingende Dreiteilung - Infrastrukturelles FM, Kaufmännisches FM, Technisches FM - gesetzt. In FM-fortschrittlichen Ländern wie USA, Grossbritannien und Niederlande ist so etwas völlig unbekannt. Eine solche Unterteilung nach herkömmlichen Denkmustern - hier die Kaufleute, dort die Techniker - widerspricht auch dem Grundsatz umfassender Ganzheitlichkeit.
Irreführend ist aber auch die Gleichstellung von FM mit "allen Aufgaben, welche nicht zum Kerngeschäft gehören". Diese schlampige Definition führt in der Folge häufig dazu, dass FM mit Outsourcing gleichgesetzt wird, ein noch gröberer Unsinn (Beispiel: Werbung und Public Relations werden häufig an Externe vergeben i.e. outgesourct - und haben trotzdem sicher nichts mit FM zu tun!).


"GANZHEITLICHES Management ...."
Die Ganzheitlichkeit macht für mich einen unverzichtbaren Kern von FM aus, nämlich:
- Ganzheitliche Betrachtung und Wahrnehmung des Managements der Facilities ohne unproduktives
  Auseinanderdividieren von kaufmännischem und technischem Ansatz.

- Ganzheitliche Betrachtung der Facility (Immobilie, Infrastruktur, abstrakt gesehen: Objekt) über den
   Lebenszyklus von der Idee bis zur Entsorgung. Dabei spielen in jeder Phase - insbesondere in der
   Konzeption/Planung und dann in der Nutzung - unterschiedliche Funktionen und Personen verschiedene
   Rollen, aber von Anfang an muss ganzheitlich gedacht und gehandelt werden. Die häufigste Sünde wider
   diesen Geist: Die Planer scheren sich nicht um die Nutzer - und die Nutzer (bzw. deren Chefs) wollen dies
   auch gar nicht. Da ist es auch bequem, sich nicht um ganzheitlich ermittelte Gebäude- bzw. Raumkosten zu
   kümmern, sondern im Nachhinein mit "Kostensenkungsprogrammen" die vom Billigstbieterprinzip
   eingebrockte Suppe auszulöffeln.

- Ganzheitliche Verantwortung - und das kann nur heißen einheitliche Leitung: EIN Facility Manager, der alle
  Bereiche des FM managt und sich und seine Funktion als Linienmanagement versteht.


".... in einer ORGANISATION ..."
... egal ob diese Organisation privatwirtschaftlich, gemeinnützig oder gemeinwirtschaftlich ist. Jedenfalls muss es die ganze Organisation sein bzw. eine eigenständige Teilorganisation, in der ganzheitliche Verantwortung (z.B. für einen Standort) möglich ist.


".... mit dem ZIEL der ...."
FM muss ein Ziel haben! - und welches? -> 


".... Verbesserung der Produktivität des KERNGESCHÄFTS."
Ums Kerngeschäft geht es also, jene Unternehmensfunktionen, welche in der Wertschöpfungskette - auch aus Kundensicht - die unverwechselbare und unverzichtbare Kompetenz eines Unternehmens ausmachen. Dieses Kerngeschäft, welches in jeder Organisation und je nach Markt-, Technologie- und Unternehmensentwicklungsphase unterschiedlich zu definieren ist, muss der Facility Manager verstehen. Er muss die Knackpunkte für den Erfolg seines Unternehmens kennen, sonst kann er das Kerngeschäft nicht ganzheitlich unterstützen.


".... Verbesserung der PRODUKTIVITÄT des Kerngeschäfts."
Produktivitätsverbesserung heisst Optimieren von Input an organisatorischen Ressourcen zu Output an Nutzen. Einseitiges Kostensparen greift zu kurz. Ein produktive Behausung für einen Softwareentwickler sieht nun einmal anders aus als für einen Servicetechniker oder Aussendienstmitarbeiter. Je stärker menschliche Kreativität und Leistung für den Unternehmenserfolg notwendig sind ("Mitarbeiter, unser wichtigstes Kapital ..."), um so mehr muss der Mensch im Mittelpunkt des FM stehen. Gerade von diesem Standpunkt aus ist kreatives, kostengünstiges FM machbar!


Was ist also das PRODUKT des Facility Managers?
Behausung - Behausung eines Softwareingenieurs genauso wie eines Transformators oder Rechenzentrums. Behausung ist das Kerngeschäft eines Facility Managers und seiner/ihrer FM-Organisation.
Behausung ist aber ein vielschichtiger Begriff: Wenn Behausung zu Produktivität führen soll, dann sind damit oft Dienstleistungen verbunden, die sich an den Behausten (und nicht das Haus) richten. Konsequent gedacht heisst das: Eine "Facility" kann auch eine Dienstleistung sein. Eben etwas, was einem ermöglicht (to facilitate), sein (Arbeits-)Leben produktiver zu führen.


"Geht's anschaulicher, das mit dem FM?"
(Letzter Versuch, oder: FM - die Idee des "Business Hotels")
NOCH anschaulicher? Also gut, ich versuch's:
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Hochleistungsteam von ein paar Dutzend Leuten, das in einer anderen Stadt unter hohem Zeitdruck eine kritische Aufgabe zu lösen hat. Sie finden in dieser Stadt einen agilen Hoteldirektor, der Ihnen anbietet, Ihre Mannschaft einzuquartieren und für alles Drumherum zu sorgen - Arbeits- und Besprechungsräume, Büromöbel, Haustechnik, Telekommunikation, Verpflegung und natürlich die ganze Administration dafür.... Genau das verlangt man von einem Facility Manager. Der Facility Manager mit seinem Team ist gemäß der Idee eines "Business Hotel" für alles verantwortlich, was mit produktiver Behausung zu tun hat.